Conservazione delle immagini di videosorveglianza: tempi e regole

Quando si sceglie di utilizzare un sistema di videosorveglianza per proteggere la propria casa o attività commerciale è doveroso tenere conto anche della normativa sulla privacy. 

Cosa è possibile riprendere con le videocamere e cosa no? Per quanto tempo possiamo conservare le immagini? In questo articolo ci occuperemo proprio di questo: la conservazione delle immagini di videosorveglianza, con tempi e regole da rispettare. 

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA: COSA DICE LA NORMATIVA 

Parlando di sistemi di videosorveglianza dobbiamo fare un grande distinguo tra: 

• abitazioni private
• attività commerciali aperte al pubblico 
• uffici e aziende

Il principio è sempre lo stesso: mettere in perfetto equilibrio la libertà individuale e la riservatezza dei dati con l’esigenza di sicurezza. A cambiare sono le specifiche normative soprattutto per quel che riguarda i permessi. 

Attività commerciali ed uffici, infatti, per la natura di “esposizione” a dipendenti e persone esterne, hanno l’obbligo di chiedere dei permessi per l’installazione delle videocamere. Al contrario, per un’abitazione privata questo vincolo viene meno. 

Parlando invece di conservazione delle immagini di videosorveglianza il riferimento è il Provvedimento del Garante per la Protezione di Dati Personali . Esso stabilisce che le immagini non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono state acquisite. Spetta al titolare del trattamento dei dati individuare i tempi di conservazione. 

Poiché gli scopi legittimi della videosorveglianza sono la sicurezza e la protezione del patrimonio, di solito è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Per questo, in linea generale la durata di conservazione delle immagini di videosorveglianza è tendenzialmente di 24 ore. Ovviamente, queste sono estendibili in alcuni casi che ora vediamo più nel dettaglio.  

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NEGLI UFFICI E IN AZIENDA: LE REGOLE 

Le aziende che decidono di installare un impianto di videosorveglianza devono assicurare la tutela della privacy dei propri dipendenti, così come previsto dal GDPR e dallo Statuto dei Lavoratori (Legge n.300/1970). Quest’ultimo, in particolare, vieta in assoluto il controllo a distanza dell’attività dei lavoratori che, seppur non sarebbe l’oggetto dell’installazione di telecamere, potrebbe sfociarvi inevitabilmente. 

Per fare un esempio basico, se un’azienda decide di installare telecamere di videosorveglianza nella sala computer per proteggere il patrimonio tecnico aziendale, inevitabilmente verranno riprese anche le attività dei lavoratori in quella sala specifica. Cosa fare in questo caso? 

Il datore di lavoro dovrà sottoscrivere con le rappresentanze sindacali o con l’Ispettorato del lavoro un accordo collettivo ove viene esplicitato il funzionamento dell’impianto. Non è sufficiente infatti l’accordo con i dipendenti o la sola affissione di cartelli informativi. 

Come detto, le telecamere possono conservare le immagini solo per il tempo strettamente necessario ad individuare eventuali danni per cui tendenzialmente 24 ore sono sufficienti. I dati personali devono quindi essere cancellati entro pochi giorni e, secondo il Provvedimento del Garante della Privacy, preferibilmente attraverso meccanismi automatici. Maggiore è il tempo di conservazione delle immagini, tanto più argomentata deve essere poi la spiegazione volta a provare la legittimità di conservazione delle immagini. 

In alcuni casi, può essere necessario conservare le immagini più a lungo, ad esempio se è fatta specifica richiesta dell’autorità o della polizia giudiziaria per un’attività investigativa in corso.

Infine, la normativa prevede che chiunque stia per accedere ad un’area videosorvegliata ne sia informato tramite appositi Cartelli di Videosorveglianza.

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NEI NEGOZI APERTI AL PUBBLICO 

I negozi aperti al pubblico, da definizione, accolgono quotidianamente moltissimi clienti. Per questo motivo, se abbiamo delle telecamere di videosorveglianza è necessario tutelare la loro privacy. Non solo: anche i negozi sono luoghi di lavoro. Di conseguenza il proprietario o datore di lavoro deve rispettare anche la privacy dei propri dipendenti e seguire le relative regole viste nel paragrafo precedente. 

Ricapitolando, i proprietari di esercizi commerciali devono  rispettare queste  regole: 

• l’installazione delle telecamere di videosorveglianza è possibile esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale;
• la sottoscrizione con le rappresentanze sindacali o con l’Ispettorato del lavoro di un accordo collettivo;
• l’affissione dei Cartelli Informativi prima del raggio d’azione dell’area videosorvegliata contenenti tutti gli elementi previsti dal Codice della Privacy (finalità, nome del titolare del trattamento, registrazione delle immagini);
• il Cartello di Videosorveglianza deve essere ben visibile e posizionato anche all’ingresso del negozio; 
• divieto di posizionamento nei bagni.

Quanto alla conservazione delle immagini e dei video registrati, ricordiamo ancora che possono essere conservate solo per il tempo massimo necessario per le finalità per le quali sono state acquisite, ovvero la sicurezza e la protezione del patrimonio. Di solito è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Anche qui, è preferibile che la cancellazione avvenga tramite meccanismi automatici. Ad ogni modo, la chiusura nei fine settimana o in periodi festivi più lunghi può giustificare un periodo di conservazione più prolungato. 

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NELLE ABITAZIONI PRIVATE

Il privato cittadino che vuole installare telecamere di videosorveglianza nella propria casa per fini esclusivamente personali, quindi monitorare la propria proprietà, tutelare persone e beni da furti e aggressioni, può farlo tranquillamente. 

Inoltre, non ha l’obbligo di chiedere autorizzazioni al Garante della Privacy né a nessuna Istituzione. Ciò che dovrà fare però è avere l’accortezza di non riprendere in alcun modo le aree pubbliche. 

Anche nel caso di un sistema di videosorveglianza in abitazioni private, il proprietario dell’impianto ha l’obbligo di informare chiunque stia per accedere all’area videosorvegliata (ex art. 13 del GDPR ) e quindi di esporre i Cartelli di Avviso Area Videosorvegliata.

Le regole di conservazione seguono quelle viste sopra: non più a lungo di quanto necessario ad individuare un danno, un furto ecc. Quindi in linea generale 24h sono sufficienti.

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NEI CONDOMINI

Nei condomini è consentita l’installazione delle immagini di videosorveglianza al fine di proteggere persone e beni da situazioni pericolose. In questo caso, è necessario adottare le misure previste dal Codice della Privacy, poiché vengono riprese aree comuni dove circolano persone. Queste le linee guida: 

• l’installazione può avvenire solo previa assemblea condominiale e consenso della maggioranza dei condomini; 
• affissione dei Cartelli di Avviso Area Videosorvegliata;  
• le telecamere possono riprendere solo le aree oggetto di interesse (accessi, garage, etc) ed evitare la ripresa di luoghi non rilevanti (strade, altri condomini)   
• i dati raccolti devono essere protetti da misure di sicurezza e possono essere accessibili solo a persone autorizzate, indicate nei cartelli informativi 
• conservare le registrazioni per un tempo limitato necessario unicamente alle finalità per cui sono state acquisite. Nel caso dei condomini, il Garante dispone che è congruo ipotizzare una durata di conservazione di 7 giorni.

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CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA: LE SANZIONI

Le sanzioni previste per chi non rispetta i limiti di durata della conservazione delle immagini di videosorveglianza vanno da un minimo di 30.000€ ad un massimo di 180.000€. Inoltre, chi estende la durata di conservazione senza averne fatto esplicita richiesta, va incontro ad una sanzione che varia dai 20.000€ ai 120.000€.

ARCHIVIAZIONE DELLE IMMAGINI: QUAL È IL MIGLIOR SISTEMA? 

Ogni sistema di videosorveglianza ha il proprio “storage”. Ciò significa che esistono diverse modalità attraverso cui acquisire e conservare le immagini, a seconda della tecnologia scelta. Ad esempio, i sistemi di videosorveglianza vecchia maniera, a circuito chiuso, registrano su dispositivi fisici molto spesso limitati nella capacità di archiviazione. Mentre i più moderni sistemi connessi ad internet sono in grado di archiviare le immagini in modo sicuro utilizzando il Cloud. 

ARCHIVIAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA IN CLOUD

L’archiviazione dei dati in Cloud è una delle ultime frontiere tecnologiche adottate da Verisure. Ma quali sono i vantaggi che offre questo sistema di archiviazione “virtuale”? 

Rispetto all’archiviazione su supporti fisici come hard disk, schede di memoria e altri hardware affini, il Cloud garantisce molti vantaggi. In primis, risparmio economico, maggiore controllo dei dati da qualsiasi dispositivo, scalabilità. 

RISPARMIO ECONOMICO

Scegliere di archiviare dati in Cloud significa non dover acquistare hardware e software per la gestione né andare incontro a possibili malfunzionamenti o “rotture” dei supporti fisici. Questo determina un impatto economico positivo nel lungo periodo. 

CONTROLLO E RECUPERO DEI DATI 

Archiviare i dati in Cloud significa averli sempre sotto mano, in qualsiasi momento e soprattutto da qualsiasi luogo in cui ci troviamo. È possibile infatti consultare i nostri file in Cloud tramite i diversi dispositivi sincronizzati come smartphone, tablet, computer, da remoto. Inoltre, se per errore dovessimo eliminare dei dati, il Cloud è in grado di mantenerli per giorni prima dell’eliminazione definitiva consentendoci di recuperarli facilmente. La perdita di dati con il Cloud è pertanto pari allo 0. 

SICUREZZA E PROTEZIONE DEI DATI

Le immagini archiviate in Cloud sono molto più al sicuro di quelle salvate su un disco rigido. In primis, perché un supporto fisico può rompersi facendoci correre il rischio di perdere tutti i dati archiviati. In secondo luogo, i fornitori di servizi Cloud hanno implementato moderni sistemi di protezione dei dati dei clienti. Verisure, ad esempio, assicura ai propri clienti un Cloud privato ad accesso esclusivo del cliente.

SCALABILITÀ

Lo spazio di archiviazione virtuale è molto più flessibile di uno di carattere fisico. È possibile infatti trovare servizi in Cloud su misura in base alle esigenze di spazio necessarie. I sistemi in Cloud sono molto elastici e soprattutto sono gestibili “on demand”, ossia su richiesta, in tempi velocissimi. Qualora riteniamo di aver bisogno di più spazio per archiviare i nostri dati, basterà un solo click per aumentare lo spazio necessario, senza necessità di ricorrere all’acquisto di memorie fisiche o altri hardware. 

Verisure, azienda leader nel settore degli allarmi monitorati, offre a tutti i suoi clienti che acquistano telecamere di videosorveglianza, uno spazio di archiviazione immagini in Cloud. Il Cloud offerto da Verisure è privato ed illimitato e garantisce un’archiviazione fino a 30 giorni.