Conservazione delle immagini di videosorveglianza: tempi e regole

Quando si sceglie di utilizzare un sistema di videosorveglianza per proteggere la propria casa o attività commerciale è doveroso tenere conto anche della normativa sulla privacy. 

Cosa è possibile riprendere con le videocamere e cosa no? Per quanto tempo possiamo conservare le immagini? In questo articolo ci occuperemo proprio di questo: la conservazione delle immagini di videosorveglianza, con tempi e regole da rispettare. 

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA: COSA DICE LA NORMATIVA 

Parlando di sistemi di videosorveglianza dobbiamo fare un grande distinguo tra: 

• abitazioni private
• attività commerciali aperte al pubblico 
• uffici e aziende

Il principio è sempre lo stesso: mettere in perfetto equilibrio la libertà individuale e la riservatezza dei dati con l’esigenza di sicurezza. A cambiare sono le specifiche normative soprattutto per quel che riguarda i permessi. 

Attività commerciali ed uffici, infatti, per la natura di “esposizione” a dipendenti e persone esterne, hanno l’obbligo di chiedere dei permessi per l’installazione delle videocamere. Al contrario, per un’abitazione privata questo vincolo viene meno. 

Parlando invece di conservazione delle immagini di videosorveglianza il riferimento è il Provvedimento del Garante per la Protezione di Dati Personali . Esso stabilisce che le immagini non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono state acquisite. Spetta al titolare del trattamento dei dati individuare i tempi di conservazione. 

TEMPI DI CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA

Poiché gli scopi legittimi della videosorveglianza sono la sicurezza e la protezione del patrimonio, di solito è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Per questo, in linea generale la durata di conservazione delle immagini di videosorveglianza è tendenzialmente di 24 ore. Ovviamente, queste sono estendibili in alcuni casi che ora vediamo più nel dettaglio.  

REGOLE CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NEGLI UFFICI E IN AZIENDA 

Le aziende che decidono di installare un impianto di videosorveglianza devono assicurare la tutela della privacy dei propri dipendenti, così come previsto dal GDPR e dallo Statuto dei Lavoratori (Legge n.300/1970). Quest’ultimo, in particolare, vieta in assoluto il controllo a distanza dell’attività dei lavoratori che, seppur non sarebbe l’oggetto dell’installazione di telecamere, potrebbe sfociarvi inevitabilmente. 

Per fare un esempio basico, se un’azienda decide di installare telecamere di videosorveglianza nella sala computer per proteggere il patrimonio tecnico aziendale, inevitabilmente verranno riprese anche le attività dei lavoratori in quella sala specifica. Cosa fare in questo caso? 

Il datore di lavoro dovrà sottoscrivere con le rappresentanze sindacali o con l’Ispettorato del lavoro un accordo collettivo ove viene esplicitato il funzionamento dell’impianto. Non è sufficiente infatti l’accordo con i dipendenti o la sola affissione di cartelli informativi. 

Come detto, le telecamere possono conservare le immagini solo per il tempo strettamente necessario ad individuare eventuali danni per cui tendenzialmente 24 ore sono sufficienti. I dati personali devono quindi essere cancellati entro pochi giorni e, secondo il Provvedimento del Garante della Privacy, preferibilmente attraverso meccanismi automatici. Maggiore è il tempo di conservazione delle immagini, tanto più argomentata deve essere poi la spiegazione volta a provare la legittimità di conservazione delle immagini. 

In alcuni casi, può essere necessario conservare le immagini più a lungo, ad esempio se è fatta specifica richiesta dell’autorità o della polizia giudiziaria per un’attività investigativa in corso.

Infine, la normativa prevede che chiunque stia per accedere ad un’area videosorvegliata ne sia informato tramite appositi Cartelli di Videosorveglianza.

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NEI NEGOZI E NEI SUPERMERCATI

I negozi aperti al pubblico, da definizione, accolgono quotidianamente moltissimi clienti. Per questo motivo, se abbiamo delle telecamere di videosorveglianza è necessario tutelare la loro privacy. Non solo: anche i negozi sono luoghi di lavoro. Di conseguenza il proprietario o datore di lavoro deve rispettare anche la privacy dei propri dipendenti e seguire le relative regole viste nel paragrafo precedente. 

Ricapitolando, i proprietari di esercizi commerciali devono  rispettare queste  regole: 

• l’installazione delle telecamere di videosorveglianza è possibile esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale;
• la sottoscrizione con le rappresentanze sindacali o con l’Ispettorato del lavoro di un accordo collettivo;
• l’affissione dei Cartelli Informativi prima del raggio d’azione dell’area videosorvegliata contenenti tutti gli elementi previsti dal Codice della Privacy (finalità, nome del titolare del trattamento, registrazione delle immagini);
• il Cartello di Videosorveglianza deve essere ben visibile e posizionato anche all’ingresso del negozio; 
• divieto di posizionamento nei bagni.

Quanto alla conservazione delle immagini e dei video registrati, ricordiamo ancora che possono essere conservate solo per il tempo massimo necessario per le finalità per le quali sono state acquisite, ovvero la sicurezza e la protezione del patrimonio. Di solito è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Anche qui, è preferibile che la cancellazione avvenga tramite meccanismi automatici. Ad ogni modo, la chiusura nei fine settimana o in periodi festivi più lunghi può giustificare un periodo di conservazione più prolungato. 

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NELLE ABITAZIONI PRIVATE

Il privato cittadino che vuole installare telecamere di videosorveglianza nella propria casa per fini esclusivamente personali, quindi monitorare la propria proprietà, tutelare persone e beni da furti e aggressioni, può farlo tranquillamente. 

Inoltre, non ha l’obbligo di chiedere autorizzazioni al Garante della Privacy né a nessuna Istituzione. Ciò che dovrà fare però è avere l’accortezza di non riprendere in alcun modo le aree pubbliche. 

Anche nel caso di un sistema di videosorveglianza in abitazioni private, il proprietario dell’impianto ha l’obbligo di informare chiunque stia per accedere all’area videosorvegliata (ex art. 13 del GDPR ) e quindi di esporre i Cartelli di Avviso Area Videosorvegliata.

Le regole di conservazione delle immagini di videosorveglianza privata seguono quelle viste sopra: non più a lungo di quanto necessario ad individuare un danno, un furto ecc. Quindi in linea generale 24h sono sufficienti.

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA NEI CONDOMINI

Nei condomini è consentita l’installazione delle immagini di videosorveglianza al fine di proteggere persone e beni da situazioni pericolose. In questo caso, è necessario adottare le misure previste dal Codice della Privacy, poiché vengono riprese aree comuni dove circolano persone. Queste le linee guida: 

• l’installazione può avvenire solo previa assemblea condominiale e consenso della maggioranza dei condomini; 
• affissione dei Cartelli di Avviso Area Videosorvegliata;  
• le telecamere possono riprendere solo le aree oggetto di interesse (accessi, garage, etc) ed evitare la ripresa di luoghi non rilevanti (strade, altri condomini)   
• i dati raccolti devono essere protetti da misure di sicurezza e possono essere accessibili solo a persone autorizzate, indicate nei cartelli informativi 
• conservare le registrazioni per un tempo limitato necessario unicamente alle finalità per cui sono state acquisite. Nel caso dei condomini, il Garante dispone che è congruo ipotizzare una durata di conservazione di 7 giorni.

Scopri il sistema di videosorveglianza completo con archiviazione sicura in Cloud: Calcola un preventivo gratuito!

CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA: LE SANZIONI

Le sanzioni previste per chi non rispetta i limiti di durata della conservazione delle immagini di videosorveglianza vanno da un minimo di 30.000€ ad un massimo di 180.000€. Inoltre, chi estende la durata di conservazione senza averne fatto esplicita richiesta, va incontro ad una sanzione che varia dai 20.000€ ai 120.000€.

ARCHIVIAZIONE DELLE IMMAGINI: QUAL È IL MIGLIOR SISTEMA? 

Per quanto riguarda la conservazione delle immagini di videosorveglianza, è possibile scegliere tra diverse soluzioni: su hard disk esterni, su schede di memoria o, nei sistemi più innovativi, sfruttando il Cloud.

ARCHIVIAZIONE DELLE IMMAGINI DI VIDEOSORVEGLIANZA IN CLOUD

L’archiviazione dei dati in Cloud è una delle ultime frontiere tecnologiche adottate da Verisure. Per Cloud si intende uno spazio di archiviazione online raggiungibile tramite computer, smartphone, tablet. Trattandosi di uno spazio virtuale, non è necessario scaricare nessun software particolare sui dispositivi. Basterà avere una connessione internet e i dati di accesso al servizio. Il Cloud è molto utile per archiviare contenuti di dimensioni ampie come appunto immagini e video.

Rispetto all’archiviazione su supporti fisici come hard disk, schede di memoria e altri hardware affini, il Cloud garantisce risparmio economico, maggiore controllo dei dati da qualsiasi dispositivo, scalabilità. 

Il funzionamento dell’archiviazione delle immagini delle telecamere in Cloud è molto semplice: 

• la telecamera registra; 
• processa i video e li invia allo spazio Cloud attivato per quell’utenza; 
• l’utente accede al Cloud e consulta i video. 

La capienza di un Cloud dipende quasi sempre dal tipo di abbonamento che viene sottoscritto e può dunque essere anche illimitata. Di solito, lo spazio di archiviazione in Cloud è un servizio a pagamento extra che si ottiene sottoscrivendo un abbonamento mensile. Verisure, ad esempio, include con le nuove telecamere di videosorveglianza l’archiviazione in Cloud di 30 giorni illimitata senza costi extra.

Le immagini archiviate in Cloud sono molto più al sicuro di quelle salvate su un disco rigido. In primis, perché un supporto fisico può rompersi facendoci correre il rischio di perdere tutti i dati archiviati. In secondo luogo, i fornitori di servizi Cloud hanno implementato moderni sistemi di protezione dei dati dei clienti. Verisure, ad esempio, assicura ai propri clienti un Cloud privato ad accesso esclusivo del cliente.

CHI PUO’ VISIONARE LE REGISTRAZIONI DELLE TELECAMERE DI SICUREZZA QUANDO SONO CONNESSE AD UN’APPLICAZIONE?

Le telecamere di sicurezza di ultima generazione, così come un impianto di allarme in generale, possono essere connesse alle applicazioni per smartphone e tablet. Questo consente di accedere alle immagini delle telecamere in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, in tempo reale. Inoltre, se si integra l’impianto di videosorveglianza con una memoria in Cloud o memory-card, è possibile anche vedere i filmati dei giorni precedenti.

Controllare le telecamere di sicurezza dal proprio dispositivo significa essere sempre aggiornati su quanto avviene nella propria casa o attività commerciale. Se le telecamere sono dotate di sensori di movimento è possibile inoltre ricevere notifiche push sul cellulare nel caso in cui le telecamere rilevino dei movimenti sospetti nell’area in cui sono collocate. Questo rappresenta un enorme vantaggio sia per intervenire tempestivamente in caso di pericolo verificato, sia per eliminare il rischio di falso allarme. 

In questo caso, chi può visionare le registrazioni delle telecamere di sicurezza?

Ovviamente solo il proprietario dell’impianto che avrà installato l’applicazione sul dispositivo preferito. 

Tramite applicazioni di questo tipo, come anticipato, è possibile consultare non soltanto le immagini in tempo reale ma anche le immagini registrate ed archiviate. Un esempio di telecamere connesse ad App sono le nuove telecamere di videosorveglianza di Verisure firmate Arlo. Telecamere top di gamma con Intelligenza Artificiale che rendono la casa smart, connessa e sicura, sempre a portata di mano o, meglio, di App My Verisure Italia.