Telecamere sul posto di lavoro: info e normativa

La videosorveglianza rappresenta un tema delicato e di grande importanza per la sicurezza e l’efficienza aziendale. 

L’installazione di telecamere nei luoghi di lavoro può svolgere un ruolo essenziale nella tutela del patrimonio aziendale, nella prevenzione di comportamenti illeciti e nella salvaguardia dei dipendenti. 

In ogni caso, il loro utilizzo deve avvenire nel pieno rispetto delle normative vigenti, seguendo procedure precise per evitare violazioni della privacy e il rischio di sanzioni. 
In questo articolo, esamineremo le condizioni e le modalità con cui i datori di lavoro possono impiegare la videosorveglianza sui dipendenti, con un focus particolare sulla normativa vigente e sui diritti dei lavoratori.

Perché installare le telecamere in azienda?

I sistemi di videosorveglianza si rivelano strumenti efficaci per la protezione aziendale e il controllo degli ambienti lavorativi. 

Le aziende, pertanto, possono decidere di installare telecamere nei luoghi di lavoro per diverse ragioni, tra cui:

• Sicurezza dei lavoratori e dei clienti: nei settori a rischio, come banche o gioiellerie, la videosorveglianza, monitorando gli accessi, contribuisce a prevenire furti e aggressioni.

• Protezione del patrimonio aziendale: la sorveglianza riduce il rischio di furti o danneggiamenti alle strutture e agli strumenti di lavoro.

• Controllo della produttività: in alcuni casi, le aziende possono utilizzare le telecamere per monitorare il rispetto delle procedure operative, sebbene ciò debba avvenire nel rispetto della normativa sulla privacy.

• Prevenzione di attività illecite: la presenza di telecamere può scoraggiare comportamenti scorretti da parte di dipendenti o visitatori.

Nonostante l’utilità di tali strumenti, è fondamentale ricordare che l’utilizzo delle telecamere deve avvenire nel rispetto della dignità e della privacy dei lavoratori.  

Il loro utilizzo, pertanto, non deve avere come scopo il controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti, ad esempio per verificarne la loro presenza sul posto di lavoro o della corretta esecuzione delle loro mansioni. 

Il datore di lavoro è tenuto a seguire precise normative per garantire che l’installazione e l’uso di questi sistemi siano conformi alla legge.

La normativa sulle telecamere in azienda

L’installazione delle telecamere nei luoghi di lavoro è regolamentata da normative stringenti, sia a livello nazionale che europeo.

Innanzitutto dobbiamo sottolineare che il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), applicabile in tutta l’Unione Europea, stabilisce che la raccolta e il trattamento dei dati personali, comprese le immagini registrate, devono avvenire nel rispetto di principi fondamentali quali:

• Trasparenza: i lavoratori devono essere informati dell’installazione delle telecamere e delle finalità del monitoraggio.
• Finalità legittima: le telecamere possono essere utilizzate solo per scopi specifici e giustificabili, come la sicurezza.
• Minimizzazione dei dati: le registrazioni devono essere limitate a quanto strettamente necessario.

Normativa italiana

La legge italiana disciplina in modo chiaro l’uso della videosorveglianza nei luoghi di lavoro, stabilendo che la sua finalità principale deve essere la tutela della sicurezza e del patrimonio aziendale. 

In particolare, l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), in combinato disposto con il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003), modificato dal D.lgs. 101/2018 per adeguarlo alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679, definisce le regole per l’installazione e l’utilizzo di tali sistemi.

Condizioni per l’installazione delle telecamere nei luoghi di lavoro

Il datore di lavoro è tenuto a informare adeguatamente i dipendenti sulla presenza di telecamere di sorveglianza attraverso l’affissione di cartelli ben visibili. 

Inoltre, è suo obbligo acquisire dall’installatore un verbale di collaudo che attesti la conformità dell’impianto e fornisca informazioni dettagliate sul posizionamento delle telecamere, l’area di ripresa e i tempi di conservazione delle immagini: le registrazioni, infatti, non possono essere conservate oltre il tempo necessario, generalmente stabilito in 24-72 ore, salvo eccezioni motivate.

Vero è che la riforma dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, introdotta con il cosiddetto Jobs Act, ha eliminato quello che era il divieto esplicito di utilizzare le riprese audiovisive per controllare a distanza l’attività dei lavoratori, presente nella formulazione originaria della legge. 

Va aggiunto, inoltre, che la nuova formulazione dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori ha introdotto alcune ulteriori novità, in particolare per quanto riguarda l’utilizzo di strumenti informatici forniti dall’azienda ai dipendenti, come smartphone, tablet, PC o GPS. 

Questi strumenti, così come i dispositivi di registrazione di entrata e uscita dei dipendenti, non sono soggetti ai requisiti di pubblicità e previo accordo con le rappresentanze sindacali previsti dal medesimo articolo 4. 

Ma è altrettanto fondamentale sottolineare che questa modifica non ha liberalizzato il controllo a distanza dei dipendenti. 

L’utilizzo delle telecamere deve sempre essere finalizzato alla tutela della sicurezza e del patrimonio aziendale, nel rispetto della privacy e della dignità dei lavoratori. 

Tale principio, tra l’altro, è stato ribadito recentemente dalla Corte di Cassazione, la quale, con la sentenza 32234/2021, ha definito illegittimo l’impiego di telecamere per finalità di controllo a distanza dell’attività lavorativa dei dipendenti. 

Pertanto, la videosorveglianza deve essere sempre limitata alle specifiche esigenze di sicurezza e tutela del patrimonio aziendale, senza sconfinare in un controllo generalizzato e invasivo dell’operato dei lavoratori.

Telecamere con audio sul posto di lavoro

Un aspetto particolarmente delicato riguarda le telecamere con audio. 

La registrazione audio è soggetta a restrizioni ancora più severe rispetto alle immagini, in quanto rappresenta un’interferenza diretta nella comunicazione tra individui. 

In generale:

• La registrazione delle conversazioni è vietata, salvo casi eccezionali giustificati da esigenze di sicurezza specifiche.
• La violazione di questa norma può comportare sanzioni pesanti per l’azienda, inclusa la nullità delle registrazioni come prova in sede legale.

L’attivazione della videosorveglianza, in ogni caso, è comunque subordinata a un processo autorizzativo ben definito. 

Il datore di lavoro deve ottenere una specifica autorizzazione, che viene rilasciata previa consultazione con le rappresentanze sindacali aziendali. 

In assenza di queste, è necessario ottenere il permesso dalla Direzione Territoriale del Lavoro. Tale autorizzazione non è un mero formalismo, bensì un passaggio obbligato, la cui omissione espone il datore di lavoro a gravi sanzioni.

Le conseguenze per chi non rispetta queste disposizioni, infatti, sono tutt’altro che trascurabili. 

L’installazione di telecamere senza la dovuta autorizzazione comporta sanzioni pecuniarie (previste dal Codice in materia di protezione dei dati personali e che possono arrivare, a seconda delle situazioni, fino a centottantamila euro) nonché l’obbligo di rimuovere gli impianti e, in determinati casi, il rischio di incorrere in sanzioni penali per violazione della privacy.  

Ma non è tutto. 

L’inosservanza di queste disposizioni può compromettere seriamente il potere disciplinare del datore di lavoro. 

Infatti, i dati raccolti attraverso un sistema di videosorveglianza non conforme alla legge non potranno essere utilizzati per contestare al dipendente eventuali illeciti disciplinari vanificando di fatto l’intero sistema di videosorveglianza.

Di conseguenza, il datore di lavoro si troverà nell’impossibilità di esercitare il proprio diritto di sanzionare comportamenti scorretti, fino ad arrivare, nei casi più gravi, al licenziamento.

La tutela della privacy dei dipendenti è un aspetto cruciale nella gestione dei sistemi di videosorveglianza. 

Oltre agli adempimenti formali, è necessario adottare misure concrete per garantire che la raccolta e l’utilizzo dei dati personali siano improntati alla minimizzazione e alla proporzionalità.

Andiamo, quindi, ad analizzare più da vicino alcuni dei più importanti aspetti da considerare nell’ambito della tutela della privacy del lavoratore e, se si tratta, ad esempio, di un locale pubblico (negozio, ufficio, ecc…) anche dei clienti.

Principi fondamentali per la protezione della privacy

• Minimizzazione dei dati: i sistemi di registrazione devono essere configurati in modo da raccogliere solo i dati strettamente necessari al raggiungimento delle finalità di sicurezza.
• Conservazione limitata: le immagini registrate devono essere conservate per un periodo di tempo limitato, in linea con le indicazioni del Garante (di norma, 24 ore con sovrascrittura automatica) e comunque non superiore a quanto strettamente necessario.
• Accesso controllato: l’accesso alle registrazioni deve essere riservato esclusivamente a personale autorizzato e adeguatamente formato.
• Misure di sicurezza: devono essere implementate misure di sicurezza informatica adeguate per proteggere i dati raccolti da accessi non autorizzati, perdite o alterazioni.

Indicazioni operative per l’installazione e l’utilizzo delle telecamere

• Posizionamento e area di ripresa:

le telecamere devono essere posizionate in modo da inquadrare esclusivamente aree di proprietà aziendale e le immediate pertinenze. È fondamentale, infatti,  evitare di riprendere aree non strettamente connesse alle finalità di sicurezza.

• Periodo di conservazione delle immagini:

il periodo di conservazione delle immagini deve essere proporzionato alle finalità dell’impianto e, come indicato dal Garante, di norma non dovrebbe superare le 24 ore, con meccanismi di sovrascrittura automatica.

• Tipologia di telecamere:

è preferibile evitare l’uso di telecamere di tipo PTZ (Pan-Tilt-Zoom), che consentono movimenti ampi e potenzialmente invasivi. È vietato, come abbiamo visto, l’utilizzo di telecamere in grado di registrare l’audio, oltre alle immagini.

• Sistemi di riconoscimento facciale:

l’implementazione di sistemi di riconoscimento facciale (biometrico) è vietata.

• Aree ad uso esclusivo dei dipendenti:

è assolutamente vietato riprendere aree ad uso esclusivo dei dipendenti, come spogliatoi, bagni e aree ristoro. Il sistema di videosorveglianza non deve consentire il controllo a distanza dei lavoratori, se non in modo incidentale o per la tutela della salute e sicurezza degli stessi (ad esempio, in spazi confinati o per lavoratori solitari).

• DPIA (Data Protection Impact Assessment):

è obbligatorio redigere un apposito DPIA (Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati) o, se già esistente per altri impianti, aggiornarlo e integrarlo con le informazioni relative al nuovo sistema di videosorveglianza.

• Installazione degli apparati di conservazione:

gli apparati di conservazione delle immagini devono essere collocati in un luogo sicuro e ad accesso controllato. Devono essere implementate misure di sicurezza informatica adeguate, come password complesse e a scadenza, sistemi di backup, firewall (se l’impianto è connesso alla rete), ecc. L’accesso da remoto, ove necessario, deve avvenire tramite connessioni crittografate, evitando possibilmente l’utilizzo di sistemi p2p.

Il rispetto di queste indicazioni, oltre a garantire la conformità alla normativa vigente, contribuisce a creare un ambiente di lavoro in cui la sicurezza e la privacy dei dipendenti sono adeguatamente tutelate. 

Appare evidente, pertanto, la necessità di rivolgersi a ditte e aziende qualificate nel settore dell’impiantistica antintrusione come Verisure, in grado di fornire tutto il supporto necessario.

Telecamere sul posto di lavoro: conclusioni finali

L’installazione delle telecamere nei luoghi di lavoro richiede, come abbiamo visto. un equilibrio tra le esigenze di sicurezza aziendale e la tutela della privacy dei dipendenti. 

Per garantire la conformità normativa, le aziende dovrebbero adottare pratiche trasparenti come l’informazione chiara ai lavoratori e la registrazione dei processi autorizzativi. 

Ad esempio, un datore di lavoro potrebbe installare telecamere nelle aree di accesso e nei magazzini per prevenire furti, evitando però di monitorare costantemente le postazioni di lavoro. 

I dipendenti, d’altra parte, possono segnalare eventuali abusi alle autorità competenti. 

Implementare un sistema di videosorveglianza nel rispetto delle regole non solo evita sanzioni legali, ma crea anche un ambiente lavorativo più sereno e sicuro per tutti.